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Capturar e Organizar

 

Nesta Era Digital, é incrível como muitas organizações ainda se apoiam no papel para a gestão de informações. Então, elas “organizam” seus documentos da mesma forma, numa forma secular antiga: Gavetas de mesas, gabinetes de arquivos, caixas de papelão. Os quais ficam quardados em locais separados em seu escritório. Um porão. Uma sala de armazenamento. Ou em uma instalação fora do local.

Compondo o problema, os documentos digitais (por exemplo, planilhas) com frequência são impressas “em todo caso”. Resultado: mais toneladas de papel requerendo ainda mais espaço de armazenamento. E mais impedimentos que drenam as receitas para vendas, jurídico, embarque e cada outro departamento.

Muitas empresas acham que eles estão “prontas” por terem o armazenamento eletrônico — arquivos digitais no desktop ou “arquivos” jogados em servidores.. Mas estes sistemas DYI são similarmente complicados e consomem tempo, com frequências inacessíveis (ou incompreensíveis) para aqueles que mais precisam das informações.

Acessar e Exibir

 

Veja se você pode se referir a qualquer destes cenários.

Os funcionários imprimem as correspondências eletrônicas e, a seguir, as armazenam em pastas e arquivos de aço… mas não todos usam o mesmo sistema de arquivamento ou sabem onde determinados arquivos estão localizados. A correspondência chega, é carimbada e colocada na caixa de entrada de alguma pessoa. Mas um funcionário está doente ou de férias... e sua empresa perde um desconto de pagamento ou inicia fora do prazo a resposta para uma importante RFP. Um vendedor pega os arquivos de clientes para fazer chamadas, mas surgem questões de serviços ao cliente que requerem o acesso à estes arquivos... e o valioso relacionamento com o cliente é posto em perigo. Com o DocuWare gerenciando suas informações, sua empresa pode racionalizar virtualmente todos os processos, já que todos têm acesso aos dados de que precisam, quando precisam dos mesmos.

Resultado: seus funcionários podem dedicar mais tempo para fazer o trabalho para o qual foram contratados. E menos papelada.

Colaborar e Atualizar

 

Alguns documentos são criados por uma pessoa e permanecem estáticos (por exemplo, uma fatura de embarque). Outros documentos podem estar sujeitos a uma entrada ou atualizações por múltiplas pessoas ao longo do tempo (por exemplo, um relatório financeiro). E outros documentos podem requerer um envolvimento sequencial por diversas pessoas (por exemplo, uma proposta de vendas). Em todos estes casos, é imperativo que o documento esteja imediatamente disponível para quem seja que precise do mesmo - para que ela possa ler, compartilhar e modificar o mesmo - se estiver no escritório ou estiver viajando. Com o DocuWare, você pode instantaneamente verificar o status de qualquer documento, bastando clicar em alguma teclas: quem trabalho no mesmo e qual é seu status. Acompanhe o histórico do documento. Compare versões. Assegure que quem deveria vê-lo, o fez. E mova o mesmo suavemente através do fluxo.

Integrar e Personalizar

 

Integre virtualmente qualquer aplicativo com seu Sistema de Gestão de Documentos DocuWare. Seu ERP, gestão de estoques ou programa de contabilidade. Seu Microsoft SharePoint Server ou SAP. Até seu programa de e-mail. Você também pode personalizar seus documentos a partir de qualquer lugar e a qualquer momento, sem ter de trocar de um programa para outro. Acesse os documentos arquivados em seu sistema DocuWare direto dos aplicativos administrativos que você já estiver usando.